Розширений пошук

5 жахливих злочинів при друці офісних документів

Більшість людей щодня здійснюють кричущі "злочини" в області офісного друку. У цьому легко переконатися, привівши конкретні приклади.

5 жахливих злочинів при друці офісних документів

 Незважаючи на, здавалося б, загальне прагнення до електронного документообігу, кількість паперу в офісах швидше зростає, ніж навпаки. Про це свідчать зарубіжні і вітчизняні дослідження. Наприклад, консалтингова компанія Gartner заявляє про щорічне зростання кількості паперу в розмірі 25%. Загальні витрати на друк також ростуть.

 Чому так відбувається? Можна виділити 5 головних "злочинів" в офісної друку і можливості для їх усунення

1. Непотрібні кольорові розруківки

Перед тим як відправити документ на кольоровий принтер варто задатися питанням "а чи потрібна мені роздруківка екселевскої таблиці в кольорі? І чи варто витрачати на неї дорогий кольоровий тонер?". Для запобігання таким злочинам можна визначити профілі друку для окремих програм (Excel, Outlook) або навіть обмежити окремих користувачів друком в монохромному режимі.

2. Невиправдане придбання пристроїй А3 формату

Щодня друкуючи великі обсяги документів, багато хто помилково вважає, що можна заощадити, використовуючи багатофункціональний пристрій А3 формату. Однак така техніка дорога, а її покупка часто не виправдана. Так як більше 95% надрукованих сторінок складають документи А4 формату, краще використовувати компактні пристрої А4, які обійдуться значно дешевше. Нещодавно випущена нова серія багатофункціональних пристроїв А4 формату - прекрасна альтернатива громіздкому обладнання. Це перші пристрої А4 з потужністю і функціоналом А3. Багатофункціональні пристрої TASKalfa 306ci, TASKalfa 356ci і TASKalfa 406c зберігають низькі витрати на витратні матеріали та пропонують користувачам широкі можливості фінішної обробки.

3. Друк на одній стороні аркушу

Цю банальну помилку роблять практично всі. Безліч документів можна і потрібно друкувати в двосторонньому режимі, однак користувачі часто забувають поставити необхідну галочку при написанні завдання. В даному випадку рекомендується встановити двосторонній друк на принтерах і БФП за замовчуванням.

4. Друк документів для сміттєвої корзини

Існує кілька причин, чому багато документів роздруковуються, але ніколи не використовуються. Деякі роздруківки просто забувають в принтерах або БФП, іноді користувач виявляє помилку в документі через секунди після відправки завдання. Подібні випадки можна легко запобігти, якщо після відправки на друк співробітник змушений буде проходити ідентифікацію в пристрої для отримання відбитків. 

5. Роздруківка документів, які можна використовувати в цифровому вигляді

Звичайно, багато документів повинні бути виконані саме в друкованому вигляді. Однак часто інформацію простіше і логічніше доставляти в електронному вигляді за допомогою email. Для організації процесу можна використовувати систему управління документообігом, яка дозволяє надавати доступ, відправляти і управляти документообігом за допомогою сучасних девайсів. Це не тільки знижує витрати на тонер і папір, але також спрощує робочі процеси.

Задайте своє питання