Kyocera Document Solutions

Экономия на каждой странице

(044) 234-33-46 Erik-Com Дистрибьютор Kyocera в Украине

Расширеный поиск

Спец. предложение

5 ужасных преступлений при печати офисных документов

Большинство людей ежедневно совершают вопиющие "преступления" в области офисной печати. В этом легко убедиться, приведя конкретные примеры.

 Несмотря на, казалось бы, всеобщее стремление к электронному документообороту, количество используемой бумаги в офисах скорее растет, чем наоборот. Об этом свидетельствуют зарубежные и отечественные исследования. К примеру, консалтинговая компания Gartner заявляет об ежегодном росте количества используемой бумаги в размере 25%. Общие расходы на печать также растут.

 Почему так происходит? Можно выделить 5 главных "преступлений" в офисной печати и возможности для их устранения

 Перед тем как отправить документ на цветной принтер стоит задаться вопросом "а нужна ли мне распечатка экселевской таблицы в цвете? И стоит ли тратить на нее дорогостоящий цветной тонер?". Для предотвращения таких преступлений можно определить профили печати для отдельных программ (Excel, Outlook) или даже ограничить отдельных пользователей печатью в монохромном режиме.

 Ежедневно печатая большие объемы документов, многие, ошибочно полагают, что можно сэкономить, используя многофункциональное устройство А3 формата. Однако такая техника дорогая, а ее покупка часто не оправдана. Так как более 95% напечатанных страниц составляют документы А4 формата, лучше использовать компактные устройства А4, которые обойдутся значительно дешевле. Недавно выпущенная новая серия многофункциональных устройств А4 формата - прекрасная альтернатива громоздкому оборудованию. Это первые устройства А4 с мощностью и функционалом А3. Многофункциональные устройства TASKalfa 306ci, TASKalfa 356ci и TASKalfa 406c сохраняют низкие затраты на расходные материалы и предлагают пользователям широкие возможности финишной обработки.

Эту банальную ошибку совершают практически все. Множество документов можно и нужно печатать в двустороннем режиме, однако пользователи часто забывают поставить необходимую галочку при отправке задания. В данном случае рекомендуется установить двустороннюю печать на принтерах и мфу по умолчанию.

 Существует несколько причин, почему многие документы распечатываются, но никогда не используются. Некоторые распечатки просто забывают в принтерах или мфу, иногда пользователь обнаруживает ошибку в документе спустя секунды после отправки задания. Подобные случаи можно легко предотвратить, если после отправки на печать сотрудник вынужден будет проходить идентификацию в устройстве для получения отпечатков. 

 Конечно, многие документы должны быть выполнены именно в печатном виде. Однако часто информацию проще и логичнее доставлять в электронном виде посредством email. Для организации процесса можно использовать систему управления документооборотом, которая позволяет предоставлять доступ, отправлять и управлять документооборотом с помощью современных девайсов. Это не только снижает расходы на тонер и бумагу, но также упрощает рабочие процессы.

 

 

Задайте свой вопрос